Pandemische paraatheid in het ziekenhuis: ‘Weet waar je de juiste mensen vandaan haalt’

Het is reëel dat er op enig moment een nieuwe coronagolf komt of een andere pandemie de kop opsteekt. Nederland bereidt zich hierop voor via de beleidsagenda pandemische paraatheid. Nieuwe omikron-varianten illustreren de behoefte om paraat te zijn voor noodgevallen. Maar hoe doen ziekenhuizen dat? Hennie Buitenhuis (Erasmus MC) en Annelies Putters (Spaarne Gasthuis) blikken terug en vertellen over de pandemische paraatheid binnen hun afdeling en ziekenhuis.

Halverwege april stemde de ministerraad in met een voorstel van minister Kuipers (VWS) om Nederland voor te bereiden op een toekomstige pandemie. Het kabinet zet in op slagvaardigheid en wendbaarheid, onder andere door ervoor te zorgen dat de zorg flexibel en snel kan opschalen. In de komende jaren is er oplopend tot jaarlijks € 300 miljoen beschikbaar voor dit plan.

De reeks maatregelen varieert van goede monitoring en surveillance tot aan goede informatievoorziening en het maken van heldere afspraken tussen betrokken partijen in de crisisbestrijding. De basis bij de GGD’en wordt versterkt en er wordt gewerkt aan een landelijke crisisorganisatie.

Scenariokaarten updaten

Welke maatregelen nemen ziekenhuizen al, nog voordat de beleidsagenda werd gepubliceerd? “In vaste structuur blijft ons crisisteam nadenken over de pandemie”, vertelt Annelies Putters, Hoofd ontvangst en vrijwilligers bij Spaarne Gasthuis. “Hierin zit onder meer een crisismanager en -adviseur en de managers van de diverse disciplines in het ziekenhuis. Deze crisismanager en -adviseur helpt ons nadenken over welke crisis dan ook.”

Dit crisisteam werkt met scenariokaarten die zij ieder jaar updaten. Zo zijn er bijvoorbeeld de kaarten stroomstoring, wateroverlast, oorlog en infectieziekte. Hier staat beschreven welke stappen (noodprocedures) het ziekenhuis kan nemen in geval van zo’n scenario, bijvoorbeeld hulp inroepen van extra dienstverleners, bedden op- of afschalen en de capaciteitsstructuur (Hospital Controle Center) in werking zetten.

“In het geval van de coronapandemie pakken we de scenariokaart infectieziekte erbij”, aldus Putters. “Uiteraard ontwikkelen wij dit scenario door gedurende de pandemie, maar het helpt dat we vooraf al hebben nagedacht. In geval van een volgende golf of pandemie pakt het ziekenhuis opnieuw deze kaart erbij.”

Extra plan

Ook het Erasmus Medisch Centrum (Erasmus MC) heeft een plan klaarliggen, vertelt Hennie Buitenhuis, coördinator vrijwilligers bij het Erasmus MC. Het draaiboek functioneert goed, maar met de komst van de omikronvariant zag het ziekenhuis zich nog geconfronteerd met een ander probleem, vertelt ze. “We zagen een situatie met maatschappelijke ontwrichting voor ons. Medewerkers moesten in quarantaine of thuis zijn voor een ziek kind, met als gevolg veel te weinig personeel.”

HR formuleert drie functieprofielen die noodzakelijk zijn om veilig in bedrijf te blijven, namelijk verpleegkundige, zorgondersteuner en logistiek ondersteuner. Ook bereidt de afdeling een zogenaamde leerstraat voor om iedereen zo op te leiden dat zij één van de drie functies uit kan voeren. Buitenhuis: “Uiteindelijk was het niet nodig, maar dit extra plan ligt klaar om eventueel later op voort te borduren.”

Flexibele schil aanleggen

‘Weten waar je de juiste mensen vandaan kunt halen’ is een ander belangrijk onderdeel van de pandemische paraatheid van het Erasmus MC. Tijdens de pandemie huurt het Erasmus MC Jeeves in om onder meer de triage bij bezoekers af te nemen. Het aantal medewerkers wordt op- en afgeschaald naar behoefte en is begin februari ongeveer veertig Jeeves-medewerkers per dag. “Dat zijn best veel medewerkers en daarom is gegarandeerde inzet belangrijk”, licht Buitenhuis toe. “Door dit uit te besteden kunnen we erop vertrouwen dat de taken worden gedaan.”

Deze flexibele facilitaire collega’s nemen veel belangrijk werk uit handen, blijkt snel. “Veiligheid en gastvrijheid gaan hand in hand”, zegt Buitenhuis. “Door triage af te nemen, handalcohol en mondkapjes aan te bieden en anderhalve meter te waarborgen kan het zorgpersoneel veilig werken en kunnen bezoekers veilig het gebouw in. De pandemie heeft het facilitair bedrijf in het ziekenhuis op de kaart gezet en blijft belangrijk bij toekomstige crisissen.”

Flexibiliteit binnen teams

Spaarne Gasthuis vangt de flexibiliteit intern op tijdens de pandemie, vertelt Putters. “Een medewerker van de ontvangst doet bijvoorbeeld triage bij de deur, want er vallen minder mensen in te schrijven voor poli-afspraken. Ook ondersteunende diensten zoals HR, Advies en Beleid doen de screening. Sommigen werken zelfs in de COVID-kliniek om bezoekers te instrueren. Maar ook oproepkrachten doen deze taken. De flexibiliteit van de teams is al met al enorm vergroot.”

“Tegelijkertijd bekijken we hoe we in de toekomst ons personeel goed in hun rol krijgen, de juiste taken bij de juist rol onderbrengen en processen eenduidiger kunnen maken”, gaat Putters verder. “Meerdere projecten zijn gestart om toekomstproof naar onze inzet en flexibele schil te kijken. Het is daarnaast heel fijn om met vaste, bekende partners te werken als flexibele schil.”

Poli en kliniek van de toekomst

In de toekomst loopt het personeelstekort naar verwachting nog verder op. Het Spaarne Gasthuis kijkt daarom kritisch naar de capaciteit via twee strategische lijnen: poli van de toekomst en kliniek van de toekomst. “Hierbij formuleren we wat we nu doen en wat we blijven doen”, omschrijft Putters. “Daarnaast beschrijven we wat we verwachten over tien jaar betreft logische zorg en zorg die we anders kunnen inrichten. Voor het facilitaire stuk betekent het dat we mogelijk patiënten centraal gaan ontvangen. Ook verwachten we dat alle administratieve handelingen bij de deur gebeuren of patiënten zelfs in de app doen. Mogelijk doen we ook meer digitale consulten.”

Om dit vraagstuk zo zorgvuldig mogelijk aan te pakken, houdt Putters goede voorbeelden uit binnen- en buitenland nauwlettend in de gaten. “Via onze facilitair manager krijgen wij met regelmaat goede voorbeelden uit het netwerk gedeeld, ook uit het buitenland. Daarnaast zijn wij aangesloten bij STZ, een vereniging voor topklinische ziekenhuizen waar leren en innoveren centraal staat. Hier denken we ook na over pandemische paraatheid en toekomstscenario’s. Wat dat betreft gaat het nadenken hierover veel verder, want centraal staat hoe we ervoor blijven zorgen dat de juiste mensen de juiste dingen doen in de toekomst.”