‘Aan de verhuizing van Tergooi MC gaat een enorme voorbereiding vooraf’
Van 18 tot en met 20 mei verhuizen twee vestigingen van Tergooi MC naar één gloednieuw gebouw. Als Projectleider Inhuizing coördineert Laura Rombaut al anderhalf jaar alle activiteiten rond de in- en verhuizing. Het is een gigantisch project dat een grondige voorbereiding vergde. Niet alleen voor de verhuizing zelf, maar ook voor de dagen daarna. Speciaal hiervoor is een tijdelijke nazorgstructuur opgezet, inclusief ‘issueborden’ en nazorgcoördinatoren van Jeeves om medewerkers te ontzorgen bij ontstane problemen.
Rombaut is werkzaam voor TallKing Results: een project- en adviesorganisatie die zich voornamelijk richt op de zorg en processen in de zorg. “Vanuit TallKing Results ben ik voor onze klant Tergooi MC aan de slag gegaan”, vertelt Rombaut. “Tergooi MC bestaat uit twee locaties: de ene in Hilversum en de ander in Blaricum. Deze twee locaties worden samengevoegd tot één grote, nieuwe vestiging in Hilversum.”
Patiëntverhuizing en goederenverhuizing
Aan welke omvang je moet denken bij het nieuwe pand? “Het nieuwe ziekenhuis heeft een oppervlakte van 70.000 vierkante meter”, legt Rombaut uit. “En het is aan mij om de activiteiten te coördineren die in de nieuwbouw plaatsvinden. Deze activiteiten zijn enorm uiteenlopend: van de installatie van de MRI tot het ophangen van de wandhaken, het aansturen van de verbouwploeg, schoonmaaktrainingen en scholing. Er gaat een enorme voorbereiding aan deze verhuizing vooraf.”
Die enorme voorbereiding zien we onder meer terug in de hoeveelheid verhuisteams en draaiboeken die voor de grote dag klaarstaan. Rombaut: “We splitsen de verhuizing van Tergooi MC op in een goederenverhuizing en een patiëntverhuizing. Beide verhuizingen staan onder leiding van de Projectleider Verhuizen, Mario Rommers. De verhuizing van patiënten in Hilversum is relatief eenvoudig, want we hebben daar een tijdelijke verbindingsgang aangelegd om mensen droog over te krijgen. Maar van Blaricum naar Hilversum wordt echt een hele operatie. Er zijn vijfenveertig verhuisteams ingeschakeld. Ook zijn er vijfenveertig draaiboeken opgesteld, die tot op de vijf à tien minuten nauwkeurig zijn uitgestippeld.”
Colonne met politiebegeleiding
Geriatrische patiënten, psychiatrische patiënten, te vroeg geboren baby’s van de neonatologie-afdeling én de IC-bedden: iedereen moet soepel en veilig overgebracht worden naar de nieuwe locatie. Hoe regel je dat? “We werken met colonnes”, licht Laura toe. “In die colonne rijdt bijvoorbeeld een politiemotoragent mee en een andere motorrijder die de colonne begeleidt. Er is een vrachtwagen die is omgebouwd voor patiënttransport, met daarin ook een colonneleider. En dan is er een ambulance die meerijdt voor ‘het geval dat’.”
De stoet gaat in een tempo van dertig kilometer per uur over de weg, want sneller is in dit geval niet toegestaan. Rombaut: “Vandaar dat ook de politiebegeleiding noodzakelijk is. Al het andere verkeer moet worden tegengehouden. Met onze patiënten is het namelijk van groot belang om constant door te blijven rijden. Het is geen optie om overal voor te moeten remmen. Het wordt een spannende operatie, maar door de grondige voorbereiding van Mario, die van het verhuizen van zorginstellingen zijn vak heeft gemaakt en dit al ruim twintig jaar doet, heb ik er het volste vertrouwen in.”
Tijdelijke nazorgstructuur
Ook ná het overbrengen van de patiënten en de goederen is er volgens Rombaut nog veel werk aan de winkel. “We houden de eerste dagen na de verhuizing rekening met problemen van uiteenlopende aard. Denk aan een printer die het niet doet, een pasje dat niet werkt, koffie dat niet uit het apparaat komt, een echoapparaat dat geen verbinding krijgt met het netwerk, een werkproces dat toch niet blijkt te kloppen, een vieze ruimte, onvoldoende voorraad: noem het allemaal maar op.”
Om deze reden is een tijdelijke hulpstructuur opgezet: de nazorgstructuur. “We hebben het nieuwe gebouw als het ware opgeknipt in twaalf stukjes en daarbij twaalf zogeheten ‘issueborden’ gemaakt”, vertelt Rombaut. “Deze worden beheerd door nazorgcoördinatoren van Jeeves. Wanneer gebruikers een probleem hebben, is het de bedoeling dat ze naar zo’n issuebord toe gaan om te kijken of hun probleem al gemeld is. Is dat niet het geval, dan overleggen ze met de nazorgcoördinator over de aard en de urgentie van het probleem. Vervolgens noteert de nazorgcoördinator dit probleem op het bord. Het is ons streven om zoveel mogelijk problemen direct op de vloer op te lossen met floorwalkers van de verschillende domeinen. Alleen zaken die meer tijd nodig hebben, worden via de huidige oplossingsstructuur opgepakt.”
Behulpzaamheid, vriendelijkheid en rust
De samenwerking met Jeeves is een belangrijk punt in het verhuisproject. Rombaut: “Er gaat ontzettend veel gebeuren en de hele situatie is voor iedereen nieuw. Je start met je collega’s op een nieuwe plek die verder ook nog niemand kent. Dat is leuk, maar kan ook onzekerheid met zich meebrengen. Je kunt niet alles zomaar even navragen aan je collega’s. Door met Jeeves samen te werken, halen we een partij binnen die er neutraal in staat.”
Maar wat nóg belangrijker is in de samenwerking met Jeeves: de behulpzaamheid, vriendelijkheid en rust die de nazorgcoördinatoren met zich meebrengen. “Wij willen dat iedereen in Tergooi MC weet waar hij of zij naartoe moet gaan als er een probleem is. De nazorgcoördinatoren faciliteren het hele proces van het opvangen en oplossen van problemen. En ook de fysieke aanwezigheid van de issueborden gaat al veel doen in de geruststelling. Problemen worden gehoord en gezien, en er is vertrouwen dat het opgelost gaat worden. Als we dat stukje rust samen met Jeeves kunnen creëren, ben ik heel blij!”
Heeft uw ziekenhuis ook verhuisplannen en wilt u dit in goede banen leiden? We bespreken graag hoe Jeeves hieraan kan bijdragen!
Neem contact op Ontdek onze dienstverlening
