‘Gegarandeerde inzet flexibele schil belangrijk om ziekenhuis te ontlasten’
Personeelstekorten zijn een groot probleem, ook in de zorg. Een verbouwing, nieuwe coronamaatregelen of simpelweg extra werk – in steeds veranderende omstandigheden hebben ziekenhuizen behoefte aan flexibele dienstverleners waar ze van op aan kunnen. “Coronamaatregelen móéten worden geborgd en daarvoor heb je een gegarandeerde inzet en dus betaalde medewerkers nodig”, vertelt Hennie Buitenhuis, coördinator vrijwilligers bij het Erasmus Medisch Centrum (EMC).
De omstandigheden in ziekenhuizen veranderen continu. En vooral met de huidige personeelstekorten is het van groot belang om een flexibele schil te hebben, medewerkers die snel ingeschakeld kunnen worden bij drukke periodes.
Toen twee jaar geleden het coronavirus kwam en het EMC maatregelen nam om verspreiding tegen te gaan, kreeg het ziekenhuis er nieuwe taken bij en moesten andere taken vaker worden uitgevoerd. “Al vroeg besloten we hiervoor onze flexibele schil aan te boren”, vertelt Buitenhuis. “We zitten al krap met onze vaste bezetting en uitbesteden zou ons ontlasten.”
Ook als het ziekenhuis verbouwt of er een grote groep medewerkers uitvalt, vult het ziekenhuis dit aan met medewerkers uit de flexibele schil.
Veertig gastvrijheidsmedewerkers
Op dit moment rekent het ziekenhuis op veertig Jeeves-medewerkers per dag. Zij doen onder meer triage bij bezoekers. “Dat zijn best veel medewerkers en daarom is gegarandeerde inzet belangrijk”, licht Buitenhuis toe. “Hierdoor kunnen we erop vertrouwen dat de taken worden gedaan.”
Ook één contactpersoon en goede communicatie maakt dat het ziekenhuis wordt ontlast. “Goede communicatie is misschien wel het allerbelangrijkst”, legt ze uit. “Vroeg in het proces hebben we daarom onze wensen en verwachtingen gedeeld en is er een draaiboek gemaakt. Op basis hiervan is de dienstverlening bepaald. Er zijn bijvoorbeeld twee coördinatoren die de Jeeves-medewerkers aansturen, omdat wij snel schakelen belangrijk vinden. Als er iets is, kunnen we één van hen aanschieten en wordt het direct meegenomen.”
Verschillende achtergronden
“Affiniteit met hospitality vind ik het belangrijkst voor medewerkers in de flexibele schil”, gaat Buitenhuis verder. In het begin van de pandemie kreeg het ziekenhuis flexibele medewerkers vanuit allerlei branches. Buitenhuis: “We hadden onder meer horecamedewerkers en stewards en stewardessen van KLM. Zij deden het werk alsof zij nooit anders hadden gedaan. Wanneer die affiniteit met hospitality er niet is, moeten wij bijscholen of veel uitleggen. Dat zou dan aan het doel voorbij gaan.”
Takenbotsing
Met een flexibele schil die in twee jaar tijd regelmatig opgeschaald en afgeschaald wordt, kan dat soms voor interne takenbotsing zorgen. “Hoewel vrijwilligers echt een andere taak hebben, voelt het soms voor hen dat Jeeves nu hun werk doet”, vertelt Buitenhuis. Jeeves-medewerkers delen mondkapjes uit, nemen triage af en waarborgen de anderhalve meter afstand. Vrijwilligers zorgen voor een warm welkom, helpen bij het aanmelden en begeleiden patiënten naar hun afspraak of afdeling. “Maar een Jeeves-medewerker weet na anderhalf jaar ook waar de oogpoli zit. Als een patiënt daarom vraagt, zal hij hem ook de weg wijzen en verwijzen naar de vrijwilligers”, aldus Buitenhuis.
Soms loopt het dus door elkaar heen. Hoe gaat het ziekenhuis hiermee om? “Wij leggen uit dat coronamaatregelen geborgd móéten worden en daarvoor gegarandeerde inzet en betaalde medewerkers nodig zijn.”
AMC: ‘Behoefte veranderde van handhaven naar gastvrij informeren’
Jeeves ondersteunt ook Amsterdam UMC met de flexibele schil tijdens de coronapandemie. “Door de maatregelen moesten wij nieuwe taken uitvoeren, namelijk bezoekers screenen, anderhalve meter afstand waarborgen en mondkapjes uitdelen”, vertelt Stijn van Roosendaal, manager Publiekservices en Beveiliging bij Amsterdam UMC, locatie AMC. “Deze taken liggen op het snijvlak van publiekservices en beveiliging. Eerder huurden wij een beveiligingsbedrijf hiervoor in. Afgelopen zomer kozen wij voor Jeeves, omdat een gastvrijheidsmedewerker toch een andere uitstraling heeft dan een V’tje op de borst. Onze behoefte veranderde van handhaven naar gastvrij informeren. Jeeves is daarvoor de uitgelezen partij.”
Ook tijdens de verbouwing van de hoofdingang en het voorterrein huurde Amsterdam UMC, locatie AMC Jeeves in. Van Roosendaal: “We hadden een vaste bezetting voor onze pendeldienst van en naar het station. Hiermee konden onze bezoekers gemakkelijk het ziekenhuis bereiken zonder dat zij al te veel overlast van de verbouwing ervaarden. Jeeves is een fijne partner waarmee wij snel kunnen schakelen als wij daar behoefte aan hebben. De afstemming verloopt prettig en de medewerkers zijn professioneel, gastvrij en goed geïnformeerd. Wij merken dat Jeeves veel ervaring heeft in de zorg. Dat is voor ons van meerwaarde, omdat zij ons kunnen inspireren in onze aanpak.”
In de afgelopen twee jaar zijn veel teams van flexibele medewerkers gecreëerd. Dit zijn zeer waardevolle medewerkers die veel kennis hebben van de locaties. Met de huidige personeelstekorten zijn deze medewerkers uitstekend in te zetten voor diverse functies in uw zorginstelling. Kunnen wij u helpen of adviseren bij het inrichten van een flexibele schil? Vraag dan vrijblijvend een gesprek aan.
